rcRegMan Newsletter
Gut, mit großen Fanfaren und einer Sekttaufe haben wir es jetzt nicht gemacht. Eher im Stillen und ganz leise. Vielleicht auch der aktuellen Situation angemessen.
Dennoch freuen wir uns, das rcRegMan Team, riesig darüber. Was Sie, liebe rcRegMan Anwender, heute hier von uns per Mail erhalten haben, das soll er sein – der 1. rcRegMan Newsletter.
Klar, schon in den letzten Jahren gab es stets eine Art Newsletter als Rückblick zu unseren Anwendertreffen. Nur dieses Mal ist er anders – mehr Themen, mehr Informationen rund ums
Produkt sowie einen Einblick in unsere aktuelle Arbeit und den Ausblick auf zukünftige Features. Sie haben es sich gewünscht, wir haben es umgesetzt und nun sind wir gespannt auf Ihr Feedback.
Bei unserem 7. Anwendertreffen im schönen Leipzig lag es schon in der Luft. Das Jahr 2020 wird für Veränderung in vielerlei Hinsicht stehen. Die beiden Vorträge von Herrn Plagemann
und auch die gelungene Neuausrichtung des Treffens zeigen den Weg auf, den wir gemeinsam mit Ihnen gehen wollen. Transparenz, Information und vor allem Sie und Ihre Arbeit werden bei
uns zukünftig noch mehr im Fokus stehen. Einen ersten Einblick gab es in der Zusammenfassung des Anwendertreffens. In den nächsten Newslettern werden wir diese Themen konkretisieren.
Ab heute gibt es diese jeweils zum Quartalsanfang in einer Zusammenfassung als Mail und zum ausführlichen Nachlesen auf unserer Internetseite.
Was erwartet Sie in unserem 1. Newsletter? Wir greifen das Thema Vertragsmanagement unter Nutzung des Aufgaben-Moduls vom Anwendertreffen auf. Schon damals war das Interesse groß. Dies soll
noch einmal die Möglichkeit bieten, das Thema mit uns, aber auch Herrn Stiens (NetzWerkStadt), zu erörtern.
Lernen Sie in einem weiteren Artikel die Ergebnisse unserer Umfragen vom Ende letzten Jahres kennen und wie diese unsere zukünftige Arbeit beeinflussen werden. Neben diesem Rückblick soll es
auch einen Ausblick geben zu Themen, mit denen wir uns gerade beschäftigen. Die Kostenprüfung der nächsten Regulierungsperiode wirft ihre Schatten voraus. Im Zuge dessen rückt eine jährliche
Betrachtung der Kosten- und Erlöspfadplanung bei immer mehr Unternehmen in den Fokus. Wir wollen dabei unterstützen. Abschließend geben wir Ihnen noch einen Einblick, was uns momentan bei der
Präsentation unseres Produktes beschäftigt und einen Hinweis auf die nächsten Schulungstermine in unserem Haus.
Doch jetzt wünschen wir Ihnen erst einmal viel Freude beim Lesen.
In unserem Beispiel betrachten wir die Abbildung der Lieferantenrahmenverträge. Natürlich können mit einer leichten Abwandlung der Struktur auch andere Vertragsarten in rcRegMan dokumentiert
und bearbeitet werden.
Bevor Sie mit dem Vertragsmanagement starten können, legen Sie im Administrationsbereich einfach eine neue Sparte pro Vertragsart an (z.B. „Verträge Strom“ oder „Verträge Gas“). Pro Lieferant
wird im Aufgabenmodul jeweils eine Hauptaufgabe mit der zugehörigen BDEW-/DVGW-Codenummer erstellt (z.B. ABC-GmbH [Codenummer]). Innerhalb der Hauptaufgaben können Sie dann verschiedene
Unteraufgaben nach folgender Logik erstellen: 01 Vertrag, 02 Messstellenvertrag, 03 Kontaktdatenblatt, 04 Erlaubnisschein und 05 Wiederverkäufernachweis.
Die jeweiligen zugehörigen Dokumente zu den Unteraufgaben können unter dem Reiter „Dokumentation“ als Ergebnisdokument abgelegt werden.
So kann z.B. die Bestätigungsmail des Lieferanten in der Unteraufgabe „01 Vertrag“ zugeordnet werden. Unter dem Reiter „Definition“ können Sie als Eingangsdatum das Abschlussdatum des
jeweiligen Vertrags nennen. Außerdem kann im Feld „Anmerkung zum Ergebnis“ beispielsweise der Vertragsstand und die Art des Vertrags (Einzel- oder Multivertrag) dokumentiert werden.
Für eine sortierte Ablage der Dokumente können Sie sich eine Ordnerstruktur im Dokumentenmanagement nach dem Schema der Unteraufgaben (01 Vertrag, 02 Messstellenvertrag, usw.) erstellen.
Tipp: Für den Wiederverkäufernachweis können Sie die im rcRegMan für Termine integrierte Erinnerungsfunktion nutzen, wenn der entsprechende Nachweis erneuert werden muss.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- 1. Gehe zu Administration ⇨ Konfiguration ⇨ Schlüsselwörter ⇨ Sparte bearbeiten ⇨ Neuen Schlüsselwert anlegen (z.B. „Verträge Strom“, „Verträge Gas“)
- 2. Gehe zu Modul „Aufgaben“ ⇨ Neue Aufgabe (pro Lieferant eine Hauptaufgabe)
- 3. Unteraufgaben anlegen: 01 Vertrag, 02 Messstellenvertrag, 03 Kontaktdatenblatt, 04 Erlaubnisschein und 05 Wiederverkäufernachweis
- 4. Dokumente können im Reiter „Dokumentation“ der jeweiligen Unteraufgabe abgelegt werden
Christoph Stiens
E-Mail: c.stiens@netzwerkstadt.info, Tel.: 07541/4029710
Informationsaustausch am besten per Mail
Gute zwei Monate lief unsere Umfrage zur Social Media Nutzung bzw. digitaler Kommunikationsformen. Um unsere Kunden bzw. Anwender noch umfangreicher zu informieren, interessierte uns,
welche Informationskanäle bei der täglichen Arbeit genutzt werden. Wir fragten und runde 40 Personen antworteten, die sicherlich einen guten Querschnitt unserer Anwendergruppe darstellen.
In der Freizeit oder vielmehr im Privaten nutzen viele jeweils eine der Plattformen wie Facebook, Instagram, Xing oder YouTube, um sich auszutauschen oder zu informieren. Gerade die letzten
beiden Plattformen dienen aber auch im Beruf als Informationsquelle. Bei vielen Unternehmen ist die Nutzung dieser Plattformen jedoch eingeschränkt. So ist der Wunsch nachvollziehbar, Informationen
zu rcRegMan, dem Team und der Weiterentwicklung mehr über einen Newsfeed innerhalb der Software oder eines Onlineportals, am besten aber per Mail zu erhalten. Daraus ergibt sich, dass Sie heute
den 1. Newsletter in den Händen halten. Ihrem Wunsch folgend wird es ab heute jeweils zum Quartalsbeginn Neuigkeiten aus der rcRegMan Welt geben. Ergänzend dazu wird es auch auf Facebook, LinkedIn
und Xing die eine oder andere Neuigkeit weiterhin zu lesen geben.
Auch unsere zukünftige neue Webseite zum Produkt wollen wir als Informationskanal nutzen. Im internen Bereich, welcher durch ein Login abgesichert ist, finden sich neben den Neuigkeiten zusätzlich Informationen zum Produkt sowie Ergebnisse aus Arbeitsgruppen und Diskussionsrunden. Diese soll neben der zukünftigen Regulierungsmanagement Plattform zum Austausch, zur Zusammenarbeit und zur Kommunikation innerhalb der rcRegMan Community dienen.
Ein weiteres Ergebnis unserer Umfrage ist die Nutzung digitaler Medien, wie Audio und Video. Informationen und Hilfestellungen zum Produkt werden wir Ihnen ergänzend zur Onlinehilfe als Videotutorial zur Verfügung stellenstehen. Daran arbeiten wir gerade und werden noch in diesem Halbjahr die ersten Videos veröffentlichen. Ergänzend dazu ist für die Zukunft geplant, in einem Podcast auf Fachthemen, Erklärungen und News aus der Regulierungswelt einzugehen. Über die genaue Präsentation aber auch die Inhalte kommen wir im zweiten Halbjahr mit Ihnen ins Gespräch.
Im Oktober des letzten Jahres konnten wir viele unserer Kunden in Leipzig auf dem 7. Anwendertreffen begrüßen. Der moderne Veranstaltungsort gab einen ersten Hinweis darauf,
dass es nicht nur beim altbekannten Vortragsschema bleibt, sondern auch die Teilnehmer das erste Mal aktiv mit eingebunden werden. Das war eine Konsequenz aus der Umfrage des 6. Anwendertreffens
und ergänzte sich gut zur gemeinsamen neuen Arbeitsweise.
Über 50 Prozent der Teilnehmer nutzten im Nachgang die Möglichkeit, sich an unserer Umfrage zu beteiligen. Wir freuen uns über das sehr gute Feedback. So fanden alle ihre Erwartungen gut bis
sehr gut erfüllt und wollen auch beim nächsten Treffen wieder mit dabei sein. Es kam gut an, dass jeder aktiv mit einbezogen wurde, was im neuen Mix aus Workshops und Fachvorträgen zusätzlich
Bestätigung fand. Diese werden wir auch das nächste Mal wieder so anbieten und den Fokus auf den Informationsgehalt verstärken. Denn hier wurde uns noch Verbesserungspotenzial mit durchweg guten
Bewertungen signalisiert.
Auch die digitalen Unterlagen, welche im Vorfeld zum Download zur Verfügung gestellt wurden, kamen gut an. Wir konnten den Papierverbrauch senken und so etwas für unsere Umwelt tun.
Bei der Organisation und dem zeitlichen Ablauf gibt es gerade für unser Team noch Optimierungsbedarf, denn alle waren oft gefragte Gesprächspartner und es blieb wenig Zeit, die nächsten Themen vorzubereiten. Dennoch kam die zeitliche Neuaufteilung sehr gut an. Jeweils zwei Vorträge oder Workshops von je maximal 45 min wechselten sich mit ebenso langen Pausen für den gemeinsamen Austausch an den Thementreffpunkten ab.
Beim Rahmenprogramm, um die Stadt näher kennenzulernen und sich beim gemeinsamen Abendessen auszutauschen, aber auch dem gewählten Veranstaltungsort hatten wir wieder ein gutes Händchen. Das Feedback dazu war sehr gut. Wir nehmen gern die Herausforderung an, auch im nächsten Jahr Ihnen wieder eine Veranstaltung auf diesem Niveau zu präsentieren. Dies wird unserer Umfrage nach wieder im Herbst sein.
Hier noch ein paar Eindrücke:
„Der Austausch und das Kennenlernen untereinander gefiel mir sehr gut.“ „Eine rundum gelungene Veranstaltung“ „Die Location war spitze“ „Das Netzwerken und der Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen war sehr gut“ „Alles perfekt“
rcRegMan wird perspektivisch nicht nur das operative, sondern auch das strategische Regulierungsmanagement mehr unterstützen. Die Kosten- und Erlöspfadplanung
stellt dabei einen wichtigen Teil des strategischen Regulierungsmanagements dar. Mit dieser Aufgabe beschäftigen wir uns momentan intensiv.
Unsere Vision ist es, dass Sie mit rcRegMan ganz flexibel verschiedenste Simulationen zur Planung Ihres Kapitalkostenabgleichs oder der Kostenprüfung durchführen
können. Damit können Sie optimal für die Zukunft planen und sind für die Abfragen der Regulierungsbehörden oder für Ihre Anträge, wie z.B. zum Kapitalkostenaufschlag, gut vorbereitet.
Möchten Sie Ihr Wissen rund um rcRegMan auffrischen, neue Funktionen kennenlernen oder haben Sie vielleicht einen neuen Kollegen in Ihrem Unternehmen, zu dessen zukünftigem Aufgabengebiet die Arbeit mit rcRegMan gehört? Dann melden Sie sich für eine unserer Anwenderschulungen zu rcRegMan bei uns in Magdeburg an.
Frei vom Tagesgeschäft erwartet Sie ein „Rundblick“ über rcRegMan. Gemeinsam werden wir uns alle Bereiche anschauen, praktische Übungen durchführen und offene Fragen zu Funktionen und zur Nutzung von rcRegMan klären. Die Teilnahmegebühr für die Schulung beträgt 250 € netto je Teilnehmer.
Folgende Schulungstermine haben wir dieses Jahr für Sie geplant:
- 23. Juni 2020
- 1. Oktober 2020
- 24. November 2020
Was hat sich im letzten Quartal in unserer rcRegMan-Familie ergeben? Unsere Community wächst. Neben der Systemeinführung bei
zwei neuen Kunden steht nach der Installation bei einem dritten neuen Anwender die Einführungsschulung der aktuellen Situation geschuldet noch aus.
Zwei weitere Unternehmen haben sich entschieden, unser Zusatzmodul VERS, zur Erfassung und Dokumentation von Versorgungsunterbrechungen in den Sparten
Strom und Gas, für Ihre Meldepflichten zu nutzen. Wir freuen uns über diesen Schritt und begrüßen damit das 12. und 13. Unternehmen als Anwender des VERS-Moduls.